Online boekhoudsoftware voor ondernemers 

Jij hebt een bedrijf en bent op zoek naar online boekhoudsoftware. Dat is leuk, maar nu begint het pas. Je moet namelijk op zoek naar boekhoudsoftware die voor jouw onderneming geschikt is. De kans is groot dat je al veel verschillende soorten boekhoudprogramma’s bent tegengekomen. Maar welke boekhoudsoftware moet je nu kiezen? Laten we eens gaan kijken naar waar je op moet letten wanneer je op zoek bent naar boekhoudsoftware, en wat de beste online boekhoudsoftware voor ondernemers is.

Wat is het doel van goede boekhoudsoftware? 

Laten we eerst nog eens even kijken naar het doel van goede boekhoudsoftware. Wanneer je een ondernemer bent, wil je dat jouw administratie in orde is. Het kan zomaar gebeuren dat je de Belastingdienst over de vloer krijgt omdat ze een controle willen uitvoeren. Je moet dan in staat zijn om jouw gehele administratie overzichtelijk weer te geven. Alleen al om deze reden wil je over de juiste boekhoudsoftware beschikken. Wanneer je jouw administratie niet kunt laten zien, kun je namelijk hoge boetes krijgen.

Meer financiële overzichten 

Ook wil je meer overzicht voor jezelf creëren. Het is niet fijn om door allerlei mappen in je computer naar facturen te zoeken, of zelf Excel-lijsten op te zetten wanneer je meer inzicht in je financiën wilt krijgen.

Ondernemers boekhoudsoftware zorgt automatisch voor de weergave van jouw financiën. Je hoeft dus niet zelf grafieken of tabellen op te zetten. De software zorgt hier voor. Dat scheelt je ontzettend veel tijd, energie en stress. Ook kun je zo veel makkelijker verschillende overzichten tevoorschijn toveren. 

Dit soort financiële overzichten kunnen jou nieuwe inzichten geven. Ook laten ze je zien welke klanten of producten het meeste opleveren.

Een betere klantervaring 

Het is ook voor klanten fijn als jij over de juiste boekhoudsoftware beschikt. Boekhoudprogramma’s voor ondernemers kunnen namelijk automatisch op dezelfde dag mails versturen, automatisch betaallinks toevoegen, terugkerende facturen opstellen en betalingsherinneringen sturen. Het is voor klanten fijn als communicatie op dezelfde manier gebeurt. Als je het zelf moet doen, zou de communicatie iedere keer kunnen veranderen, omdat je niet altijd op dezelfde dag en dezelfde tijd bepaalde taken kunt uitvoeren.

Op zoek naar boekhoudsoftware? Let hier dan goed op! 

Wanneer je op zoek gaat naar boekhoudsoftware ondernemers is het belangrijk om niet lukraak een programma te kiezen. In plaats daarvan zijn er een aantal punten waar je goed om moet letten, om problemen te voorkomen. Wij hebben alvast onderzoek gedaan naar waar ondernemers behoefte aan hebben en hebben een lijst opgesteld waar je goed op moet letten bij het kiezen van boekhoudsoftware voor ondernemers.

  • Beheer van klantgegevens – Je wilt de gegevens van jouw klanten in de boekhoudsoftware kunnen verwerken. Het liefst is de software gekoppeld aan het register van de KvK. Je hoeft dan alleen de bedrijfsnaam in te voeren, waarna de software alle andere gegevens automatisch vult komende uit het KvK-register.
  • Templates voor facturen in je huisstijl – Iedere keer opnieuw jouw factuur opmaken in de huisstijl van jouw onderneming kost veel tijd. Zorg er daarom voor dat jouw boekhoudsoftware automatische templates gebruikt die zijn opgemaakt in de huisstijl.
  • Bedrijfsuitgaven bijhouden – Je moet niet alleen facturen en offertes kunnen opstellen, maar wilt natuurlijk ook een overzicht van alle uitgaven. Kies daarom boekhoudsoftware waar je alle inkomende facturen kunt verwerken en koppelen aan banktransacties.
  • Financiële rapporten – Cijfers zeggen veel over de gezondheid van jouw bedrijf. Daarom kun je het beste kiezen voor boekhoudsoftware die automatisch financiële rapporten kan opstellen, zonder dat je hier zelf veel tijd aan kwijt hoeft te zijn.
  • Bankrekening koppelen – Het is handig wanneer jij al jouw banktransacties in de boekhoudsoftware kunt zien. Je hebt dan snel een overzicht over welke facturen al zijn betaald en welke kosten je hebt gemaakt.
  • Gebruiksgemak – Kies voor boekhoudsoftware die op de cloud beschikbaar is, zodat je jouw administratie vanaf een computer, smartphone of tablet kunt bereiken. Het is belangrijk dat de boekhoudsoftware gebruiksvriendelijk is.
  • Goede klantenservice – Er kan altijd iets fout gaan, of je zou zomaar een vraag kunnen hebben over het boekhoudprogramma. Kijk daarom ook altijd naar de kwaliteit van de klantenservice van de boekhoudsoftware. Zo kom je niet voor problemen te staan wanneer je de klantenservice nodig hebt.
  • Automatische betalingsherinneringen – Als je een ondernemer bent, weet je waarschijnlijk dat veel klanten te laat betalen. Dat hoeft niet altijd erg te zijn, maar het kan je wel veel tijd kosten om hier achteraan te gaan. Zorg er daarom voor dat de software die je gebruikt automatisch een e-mail stuurt wanneer klanten hun factuur niet tijdig betaald hebben. 
  • Terugkerende facturen – Wanneer je abonnementen verkoopt wil je niet iedere maand handmatig dezelfde facturen aanmaken. Kies daarom voor boekhoudsoftware die automatisch terugkerende facturen naar de juiste klanten stuurt. Dat scheelt je niet alleen veel tijd, maar ook nog eens veel stress.

Hoe zit het met de beveiliging van online boekhoudsoftware?

Niet geheel onbelangrijk: de beveiliging van jouw online boekhoudsoftware. In online boekhoudsoftware bewaar je veel gevoelige gegevens. Niet alleen jouw eigen gegevens, maar ook die van klanten. Op het moment dat deze gegevens lekken, kun je in de problemen terecht komen. Als bedrijf ben je namelijk verantwoordelijk dat klantgegevens niet op straat komen te leggen. Ook wanneer dat gebeurd na een fout van de boekhoudsoftware.

Bank-grade data-encryptie 

Doe je onderzoek naar online boekhoudsoftware, controleer dan altijd even of de software gebruik maakt van bank-grade data-encryptie. Hiermee is alle data in jouw account beveiligd tegen iedereen die geen toegang tot de data zou moeten hebben.

Tweefactorauthenticatie 

Je speelt zelf een belangrijke rol bij de beveiliging van de gegevens die je in jouw online factuurprogramma’s bewaard. Daarom is het ook verstandig om tweefactorauthenticatie (2FA) in te schakelen. Hiermee zorg je ervoor dat anderen niet in jouw account kunnen komen wanneer ze achter je wachtwoord zijn gekomen. Dat is belangrijk, want de gegevens staan op de online cloud, en zijn dus in principe altijd bereikbaar, ook wanneer je niet ingelogd bent.

Rolverdeling 

Maken er meerdere mensen gebruik van de boekhoudsoftware? Denk aan werknemers, accountants of boekhouders. Zorg er dan voor dat iedereen een eigen account heeft, en zorg zelf voor een goede rolverdeling. Zo kun je de rechten per account aanpassen. En mocht een account in verkeerde handen komen, bijvoorbeeld na een hack of lek, kun je dit account via jouw eigen account verwijderen uit de boekhoudsoftware.