ZZP-administratie 

Jij bent ZZP’er en bent het liefst bezig met jouw bedrijf en klanten. Toch ontkomen we als ZZP’er niet aan de administratie van onze onderneming. Ook al is dit misschien niet het leukste onderdeel van het hebben van een bedrijf. Gelukkig hoeft het niet zo lastig of vervelend te zijn als veel mensen in eerste instantie denken. Zo kunnen we de ZZP administratie ook uitbesteden aan een boekhouder of accountant. Toch kun je de administratie van jouw onderneming ook best prima zelf doen. Laten we eens gaan kijken naar de verschillende mogelijkheden en naar hoe jij de ZZP administratie kunt uitvoeren.

ZZP administratie: uitbesteden of toch zelf doen? 

De administratie van een eenmanszaak is relatief eenvoudig uit te voeren. Het bijhouden van een ZZP boekhouding vereist dan ook een minimale hoeveelheid taken. Dat is natuurlijk fijn om te horen. 

Als ZZP’er moet je facturen opmaken en alle aankopen en kosten specificeren. Bovendien heeft jouw BTW-aangifte baat bij een uitsplitsing van de BTW. Maar dat is natuurlijk niet het enige. Verder in dit informatieve artikel vertellen we meer over waar jouw administratie aan moet voldoen, zodat je niet in de problemen komt.

Je kunt jouw ZZP boekhouding voeren met behulp van verschillende online programma’s en software. Al je financiële administratie beheren is een koud kunstje met de juiste administratiesoftware. En dat is nog makkelijker nu wij alvast onderzoek hebben gedaan naar de beste boekhoudprogramma’s in Nederland en België.

Wij vertellen jou alles wat je nodig hebt om aan de slag te gaan. Met de boekhoudprogramma’s die wij hebben gevonden kun je facturen maken die automatisch worden verstuurd, alsook aankopen invoeren met de juiste factuur en overzichten opstellen. Met de software kunnen gebruikers btw-formulieren genereren, een P&L maken, etc.

Maar zoals je zelf misschien ook weet, is er ook een optie om jouw boekhouding uit te besteden. Als ZZP’er hoef je de administratie niet zelf uit te voeren. Wanneer jij een boekhouder of accountant inhuurt, kunnen zij jouw administratie doen. Laten we eens gaan kijken naar de belangrijkste voordelen en nadelen van het uitbesteden van jouw ZZP administratie, alsook naar de belangrijkste voor- en nadelen van het zelf doen.

Voordelen administratie zelf doen: 

  • Je bent zelf verantwoordelijk over hoe jouw administratie eruit ziet;
  • Je kunt zelf kiezen welk administratieprogramma je wilt gebruiken;
  • Je bent geen kosten kwijt aan een boekhouder of accountant.

Nadelen administratie zelf doen: 

  • Het doen van administratie kan veel tijd kosten;
  • Je kunt minder tijd aan de bedrijfsvoering en het helpen van klanten besteden;
  • Er kan iets misgaan, omdat je minder kennis dan een boekhouder/accountant hebt.

Voordelen administratie uitbesteden: 

  • Een boekhouder of account weet precies op welke aftrekposten je recht hebt;
  • Je bent zelf geen tijd meer kwijt aan jouw administratie;
  • Je kunt de focus op je onderneming en klanten leggen;
  • Een boekhouder/accountant kan je advies geven.

Nadelen administratie uitbesteden: 

  • Uitbesteden aan een boekhouder of accountant kost geld;
  • Soms gebruikt een boekhouder of accountant zijn eigen software, en je hebt hier dan geen eigen keuze in;
  • Je bent niet zelf verantwoordelijk over jouw administratie.

Waarom zou je de boekhouding als ZZP’er zelf doen? 

Wanneer je een ZZP’er bent, is de administratie van jouw onderneming niet heel groot. Het is voor veel freelancers en ZZP’ers daarom geen probleem om de administratie zelf te doen. Het scheelt hen een hoop geld wanneer ze de boekhouding aan een expert uitbesteden.

Dan zien we ook een opkomst in het aantal online boekhoudprogramma’s. Deze programma’s maken de boekhouding van een onderneming een stuk makkelijker uit te voeren. Dit komt doordat zulke boekhoudprogramma’s over functies beschikken die het uitvoeren van handmatige taken uit handen nemen.

Voordat we je meer vertellen over de beste boekhoudprogramma’s voor ZZP’ers, gaan we eerst wat dieper in op hoe de administratie van een ZZP’er eruit ziet.

Hoe ziet de administratie van een ZZP’er eruit? 

Misschien ben je er nu over uit dat je de boekhouding best zelf kunt doen. Goed, hoe ziet die administratie van een ZZP’er er dan eigenlijk uit? Waar moet je rekening mee houden? Wij zijn op onderzoek gegaan om meer te weten te komen over de boekhouding van een ZZP’er en zetten de belangrijkste punten hieronder uit.

Grootboekadministratie 

In de grootboekadministratie verwerk je de verschillende bronnen van inkomsten en kosten van je bedrijf. Dat doe je door iedere bron als categorie toe te wijzen. We noemen zulke categorieën ook wel posten. Aan elke post wordt een nummer toegekend, zodat informatie te allen tijde snel en eenvoudig kan worden teruggevonden. En daar hebben we ook een naam voor. Een grootboekrekeningnummer is de term voor dit soort identificatiecode. Het grootboek vormt de buitenkant van de volledige boekhouding, en wordt door veel ZZP’ers als de basis van hun boekhouding gezien.

Debiteuren en crediteuren administratie 

Al jouw leveranciers hebben hun facturen in de debiteuren en crediteurenadministratie ingediend. Ook staan hier de facturen van jouw klanten. Al deze facturen staan in tabelvorm met details zoals totalen, verschuldigde bedragen, belasting over de toegevoegde waarde, en meer. Jouw in- en verkoopadministratie levert de informatie die in deze administratie gebruikt wordt.

Voorraadadministratie 

Als jij jezelf als ondernemer bezighoudt met het kopen en verkopen van spullen, moet je jezelf ook met de voorraadadministratie bezighouden. Als je jezelf hiermee bezighoudt, moet je jaarlijks een inventaris bijhouden en de waarde van je voorraad vastleggen in de boekhouding. Als je veel koopt en veel verkoopt dan kan het gunstig zijn om een boekhoudprogramma te gebruiken waarin je jouw inventaris automatisch kunt bijhouden.

In- en verkoopadministratie 

Het boeken van verkoop- en inkoopfacturen op de juiste grootboekrekeningen vormt de inkoop- en verkoopadministratie. In veel boekhoudprogramma’s wordt de juiste grootboekrekening gecrediteerd wanneer een verkoopfactuur wordt aangemaakt. Je voert de inkoopfacturen vaak zelf handmatig in.

Loonadministratie 

Dan hebben we als laatste nog de loonadministratie. Die is natuurlijk alleen noodzakelijk wanneer jij zelf personeel in dienst hebt. We hebben het hier niet over freelancers. Jij zou werk namelijk ook kunnen uitbesteden aan andere freelancers. Maar voor de loonadministratie wordt alleen gekeken naar personeel dat een tijdelijk of vast contract heeft. Binnen de loonadministratie verwerk je de uitgaven aan personeel.

Hoe kun je jouw ZZP administratie het beste doen? 

Wanneer je hebt besloten om de administratie zelf te doen, kun je het beste van een administratieprogramma gebruik maken. Dit is software die het onderhoud van onze administratie een stuk eenvoudiger maakt. En dat kun je best zelf doen.

Vaak wordt gedacht dat je veel verstand over boekhouding moet hebben om de boekhouding van jouw bedrijf zelf uit te voeren. Maar dat is niet waar. We zien dat boekhoudprogramma’s taken uit handen niemand die door veel mensen lastig uit te voeren zijn.

Zo kan een boekhoudprogramma automatisch berekenen hoeveel BTW jij in een kwartaal moet betalen. Het enige dat jij daarvoor hoeft te doen, is het toevoegen van alle facturen die je hebt verstuurd naar klanten, alsook het toevoegen van facturen die jij van andere bedrijven hebt ontvangen.

Wel of geen online boekhoudprogramma? 

Je kunt jouw ZZP administratie dus het beste zelf doen door gebruik te maken van boekhoudprogramma’s. Dit is software die is ontwikkeld om de administratie van bedrijven uit te voeren. Op het internet vinden we al snel verschillende soorten programma’s die je als ZZP’er zou kunnen gebruiken. Veel van deze boekhoudprogramma’s draaien op een lokaal systeem. Dit betekent dat je zulke software eerst zelf moet downloaden, waarna alle gegevens op jouw computer of server worden opgeslagen. Wil je toegang tot deze gegevens? Dan moet je fysiek bij het daarvoor gebruikte apparaat aanwezig zijn. Dat kan natuurlijk erg onhandig zijn.

Daarom raden we aan om gebruik te maken van een online boekhoudprogramma. Dit is een website waar je jouw administratie kunt doen. Alle gegevens worden op de server van het bedrijf achter het boekhoudprogramma opgeslagen. Wanneer jij inlogt, krijg je meteen toegang tot jouw gegevens. Handig, want zo kun je vanaf elk apparaat en overal te wereld jouw ZZP administratie onderhouden.

Waar kun je een boekhoudprogramma voor gebruiken? 

Niet gek om jezelf af te vragen waar je een boekhoudprogramma allemaal voor in kunt zetten. Je kiest namelijk liever een boekhoudprogramma dat precies de functies heeft waar jij naar op zoek bent. Wanneer we naar de beste boekhoudprogramma’s kijken, zien we dat deze over onderstaande functionaliteiten beschikken. We raden je dan ook aan om zelf ook op zoek te gaan naar een boekhoudprogramma dat hierop aansluit.

  • Facturen maken met templates – Je hoeft slechts één keer jouw huisstijl in te voeren, waarna je alle facturen en offertes volgens de template kunt maken. Dit zorgt ervoor dat jouw facturen en offertes er gelikt uitzien en altijd in dezelfde stijl zijn opgemaakt.
  • Bankrekening koppelen – Koppel je bankrekening aan het online boekhoudprogramma zodat de software kan controleren of klanten hun factuur al hebben betaald.
  • Automatische betalingsherinneringen sturen – Het kan natuurlijk gebeuren dat een klant te laat is met het betalen van een factuur. Dan kan een goed boekhoudprogramma automatisch een herinnering naar deze klanten sturen, zodat jij er niet achteraan hoeft te gaan. Dat scheelt natuurlijk veel tijd en moeite.
  • Automatisch periodieke facturen sturen – Verkoop jij abonnementen? En moet een klant daarom iedere maand, ieder kwartaal of ieder jaar dezelfde factuur ontvangen? In het meest ideale geval kan een boekhoudprogramma automatisch periodieke facturen versturen zodat je dit niet handmatig hoeft te doen.
  • Klantenbestand opbouwen – Het is natuurlijk makkelijk wanneer jij alle gegevens van je klanten in hetzelfde programma hebt staan. En dat kan met een boekhoudprogramma. Sterker nog: wanneer je een online boekhoudprogramma hebt, kun je vaak alle gegevens uit het KvK-register ophalen. Zo ben jij veel minder tijd kwijt aan het opbouwen van een klantenbestand.
  • Uren registreren – Wanneer je binnen een online boekhoudprogramma het aantal uren dat je voor een klant hebt gewerkt kunt bijhouden, kun je vervolgens een factuur opstellen op basis van het aantal gewerkte uren. Je hoeft dan alleen nog een uurtarief in te voeren waarna de totaalprijs meteen berekend wordt.
  • Facturen verwerken – Jij ontvangt zelf natuurlijk facturen van andere bedrijven, die diensten of producten aan jou hebben geleverd. Het is dan handig als je deze facturen binnen hetzelfde boekhoudprogramma kunt verwerken.
  • Financiële overzichten maken – Staan alle facturen, offertes en betalingen in het online boekhoudprogramma? Dan kun je automatisch financiële overzichten opzetten. Zo kun je zien waar je de meeste winsten boekt en waar nog kansen liggen.

Wat is het voordeel van een online boekhoudprogramma voor ZZP’ers? 

Wij kunnen onszelf bijna niet voorstellen dat je nog niet inziet wat de voordelen van een online boekhoudprogramma zijn. Wanneer je een ZZP’er bent, kan het handig zijn om een online boekhoudprogramma te gebruiken.

Een boekhoudprogramma kost minder tijd 

De mogelijkheden van een online boekhoudprogramma zijn bijna niet te overzien. Zo kun je facturen automatisch laten versturen op basis van een template dat is afgestemd op je huisstijl. Maar online boekhoudsoftware kan ook automatisch e-mails versturen. Achterstallige betalingen van klanten leiden dan tot automatische herinneringen. Ook kan de software periodieke facturen automatisch naar de juiste klanten versturen. Met online boekhouden kun je dus een aanzienlijke hoeveelheid tijd besparen.

Een boekhoudprogramma bespaart veel geld 

De tijdwinst zorgt ook voor een besparing van veel geld. Online boekhoudsoftware kost een maandelijks bedrag, maar bespaart je op de lange termijn veel geld. Deze extra tijd kun je besteden aan het helpen van klanten, waardoor je zelfs meer geld kunt verdienen door gebruik te maken van een boekingssoftware.

Een boekhoudprogramma zorgt voor duidelijke communicatie 

Als ZZP’er verstuur je e-mails, rekeningen, herinneringen en aanbiedingen. Dat doe je meestal op verschillende tijdstippen. Misverstanden bij klanten zijn daardoor niet ondenkbaar. Klanten zijn gebaat bij een regelmatige, eenduidige communicatie. Met online boekhoudsoftware kun je vooruit plannen en er zeker van zijn dat alle communicatie consequent en automatisch door de software wordt afgehandeld.

Een boekhoudprogramma is erg nauwkeurig 

Dat computers taken met meer precisie en nauwkeurigheid kunnen uitvoeren dan mensen is al lang bekend. Geautomatiseerde procedures worden, zonder af te wijken van de vooraf bepaalde normen, uitgevoerd. Bijgevolg is dat de overstap naar online boekhouden het aantal fouten in jouw financiële administratie zal verminderen. En dat kan natuurlijk ook weer extra kosten besparen, want je zult minder of geen boetes van bijvoorbeeld de Belastingdienst krijgen.

Wat kost administratie software voor ZZP’ers? 

De prijs van een online administratie systeem hangt vaak af van het volgende:

  • Het aantal consumenten dat je bedient;
  • De hoeveelheid functies die de software biedt. 

Een online boekhoudprogramma wordt vaak gebruikt door ZZP’ers en MKB’ers, en kost doorgaans tientallen euro’s per maand. Omdat zij minder tijd besteden aan administratieve taken kunnen ZZP’ers deze kosten echter ruimschoots terugverdienen door gebruik te maken van zo’n online boekhoudprogramma.

Heb jij een Besloten Vennootschap (BV) of Naamloze Vennootschap (NV)? Dan kies je het liefst voor een systeem met veel mogelijkheden. En natuurlijk ook een systeem waar je veel klantgegevens kunt bewaren. Doorgaans geven zulke bedrijven maandelijks honderden tot duizenden euro’s uit voor deze boekhoudprogramma’s. Voor zulke programma’s moet je dus misschien wat meer betalen.

Wat is het beste boekhoudprogramma voor jouw ZZP administratie? 

Ben je op zoek naar het beste boekhoudprogramma voor jouw ZZP administratie? Kies dan voor software dat beschikbaar is via een web-based applicatie. Wanneer informatie in de cloud wordt opgeslagen, kunnen gebruikers er vanaf elk apparaat en op elk moment bij. Je kunt dan ook meteen beginnen met het gebruik van het boekhoudprogramma zodra je hier online op inlogt. En dat doe je met slechts een paar klikken op je muis.

Haal daarnaast ook het meeste uit alle beschikbare opties. Met deze aanpak kun je de inspanningen tot een minimum beperken. Je zult genieten van de voordelen die een online boekhoudprogramma kent. En dat geldt natuurlijk ook voor je bankrekening, want de functies van deze tools kunnen er vaak voor zorgen dat je minder tijd kwijt bent aan administratieve taken. Die extra tijd is nu beschikbaar om je te concentreren op jouw klanten, wat vervolgens voor meer inkomsten zorgt.

Het is dus gunstig om verschillende factureringssystemen te onderzoeken. Ben jij een ZZP’er of freelancer, dan zijn er een aantal boekhoudprogramma’s die je gaan helpen bij jouw administratie. Deze boekhoudprogramma’s zijn:

  1. e-Boekhouden.nl
  2. Silvasoft
  3. Myfinance
  4. DigiBTW
  5. Rompslomp
  6. AFAS
  7. Gravita
  8. Informer
  9. InvoiceHippo
  10. Exact