Online factureren: hoe en waar kun je dat het beste doen? 

Wil jij online factureren? Slim! De tijd waar we factuurprogramma’s nog lokaal downloaden ligt al ver achter ons. Tegenwoordig doen we alles online vanaf de cloud. Dat geldt ook voor de administratie van jouw onderneming. Wanneer je als freelancer, ZZP’er, MKB-ondernemer of eigenaar van een eenmanszaak op zoek bent naar de beste factuurprogramma’s, ben je bij het juiste artikel aangekomen. Laten we eens gaan kijken naar waarom je voor een online factuurprogramma kiest en hoe je de beste online administratiesoftware voor jouw bedrijf vindt!

Kies je een factuurprogramma of ga je online factureren? 

Jaren geleden zagen we dat een groot aantal freelancers, ZZP’ers en MKB-ondernemers nog lokale factuurprogramma’s gebruikten. Dit was software die je lokaal op een computer of server moest downloaden. Nu is de technologie verder en zien we dat steeds vaker voor online programma’s gekozen wordt. Niet gek, want dat heeft zo zijn voordelen.

Het is makkelijker om voor een online programma te kiezen. Dit is een factuurprogramma dat op de cloud draait. Je bewaart alle data dus op de server van het bedrijf achter de software. Via een webapplicatie kun je het programma gebruiken.

Dit heeft meerdere voordelen, maar de belangrijkste is dat je altijd en overal bij jouw data kunt komen. Waar je ook ter wereld bent. Je hoeft alleen maar in te loggen via een laptop, computer of smartphone, en kunt vervolgens facturen en offertes opstellen.

Gelukkig hoeven online factuurprogramma’s niet zo veel te kosten. Je betaalt veelal een maandelijks bedrag en kunt kiezen uit verschillende pakketten. Ieder pakket heeft zo zijn eigen functionaliteiten.

Wat is het geheim van de beste online factuur software? 

Goed, het gebruik van online software is dus beter. Maar er zit een groot verschil tussen de verschillende factuurprogramma’s die je online kunt gebruiken. Laten we daarom eens gaan kijken naar het geheim van de beste software. Let hier dus op wanneer je een factuurprogramma uitkiest.

  • Facturen volgens een template aanmaken – Je wilt natuurlijk dat een klant een factuur in de huisstijl van jouw bedrijf ontvangt. Met de beste factuurprogramma’s kun je templates in jouw huisstijl aanmaken, waarna iedere factuur volgens deze huisstijl wordt opgezet.
  • Klanten toevoegen met gegevens uit het KvK-register – Voeg je een klant toe, zou de software automatisch naar het bedrijf op zoek moeten gaan in het KvK-register. Vervolgens kan de software de belangrijkste gegevens, zoals het adres en het BTW-nummer, toevoegen aan de contactdetails.
  • Automatische herhaal facturen – Moet een klant iedere maand dezelfde factuur krijgen? Kies dan een factuurprogramma dat automatische herhaal facturen kan sturen. Ideaal wanneer je abonnementen verkoopt.
  • Automatische e-mails – Software zou automatisch mails moeten kunnen sturen wanneer klanten te laat zijn met betalen, er betaald is of wanneer men nog niet op een offerte heeft gereageerd.
  • Koppeling met je bankrekening – Het is handig wanneer je het factuurprogramma kunt koppelen met je bankrekening. Zo kan het programma automatisch zien of een factuur is betaald en is het mogelijk om inkomende facturen te koppelen aan uitgaande kosten.
  • Beschikbaar op meerdere apparaten – Kies altijd voor software die op verschillende apparaten te gebruiken is. Kijk bijvoorbeeld of je in de appstore van jouw smartphone software van het factuurprogramma kunt downloaden. Zo kun je de software vanaf een computer, desktop, laptop, smartphone of tablet gebruiken. Dat is natuurlijk ontzettend handig!

Wat is het beste online factuurprogramma? 

Wil je het beste online factuurprogramma kiezen? Dan kies je natuurlijk voor een programma dat via een webapplicatie bereikbaar is. Wanneer alle gegevens op de cloud worden bewaard, kun je waar en wanneer je ook wilt toegang krijgen. Je hoeft alleen maar in te loggen op de website van het factuurprogramma, waarna je direct van de software gebruik kunt maken.

Zorg ervoor dat je van zoveel mogelijk functies gebruik maakt. Zo maak je het jezelf zo makkelijk mogelijk. Dat is fijn voor je jezelf, maar ook voor je portemonnee. Vaak kunnen de functies van zulke programma’s ervoor zorgen dat je veel minder tijd kwijt bent aan de administratie. Deze tijd kun je vervolgens besteden aan jouw klanten, waardoor er ook meer geld te verdienen valt.

Het loont daarom om goed onderzoek te doen naar de verschillende factuurprogramma’s die je kunt gebruiken. Een factuurprogramma is goed wanneer je het factuurprogramma als freelancer, ZZP’er, eigenaar van een eenmanszaak en MKB-ondernemer kunt gebruiken.

Online factureren: dit zijn de mogelijkheden 

We raden je aan om verschillende online factuurprogramma’s met elkaar te vergelijken voordat je met een bepaalde software aan de slag gaat. Je wilt er niet na een aantal maanden achter komen dat jouw software niet voldoet aan de eisen en wensen van jouw bedrijf. Het overschakelen naar nieuwe factuur software kan veel tijd en moeite in beslag nemen. Je kunt daarom beter meer tijd investeren in het vinden van de juiste software. Zorg ervoor dat de software gebruiksvriendelijk is en over genoeg functies beschikt. Bekijk ook altijd de verschillende pakketten die je kunt afnemen. Sommige pakketten zijn duurder en bevatten functionaliteiten die je misschien niet per se nodig hebt. Een duurder pakket hoeft daarom niet altijd beter te zijn dan goedkopere factuurprogramma’s.