Als ondernemer, of je nu een ZZP’er, MKB-ondernemer, eigenaar van een eenmanszaak of freelancer bent, heb je een factuurprogramma nodig. Hiermee kun je facturen opzetten voor klanten, zodat zij tijdig hun factuur kunnen betalen. Maar meestal kan een factuurprogramma veel meer. Je kunt zulke factuursoftware voor je complete bedrijfsadministratie gebruiken.

Ieder factuurprogramma heeft andere en eigen functies. Het kan daarom lonen om verschillende factuurprogramma’s met elkaar te vergelijken, zodat je uiteindelijk een factuurprogramma kunt kiezen dat aan al jouw wensen en behoeften voldoet.

Gratis factuurprogramma of toch een betaald factuurprogramma? 

Gratis facturen maken en versturen. Voor veel ZZP’ers en MKB-ondernemers klinkt dat erg goed. Want waarom zou je betalen voor een factuurprogramma wanneer je ook van een gratis factuurprogramma gebruik kunt maken? Nou, daar weten wij wel het antwoord op. We raden je niet aan om een gratis factuurprogramma te gebruiken voor de administratie van jouw bedrijf. Het is niet verstandig om hier op de kosten te besparen. Een betaald factuurprogramma biedt namelijk veel opties en mogelijkheden die het veel makkelijker maken om jouw administratie te onderhouden. En omdat het veel makkelijker is, ben je minder tijd, moeite en stress kwijt aan het onderhoud van jouw administratie. De aanschaf van een factuurprogramma is dus een investering die je doet. Vaak kun je maar een maximaal aantal facturen maken met een gratis programma. Bij een betaalde versie kun je een onbeperkt aantal facturen maken. En kun je vanuit betaalde factuursoftware automatische e-mails sturen, terwijl je dit bij gratis facturatie software handmatig moet doen, wat veel tijd kost.

Snel en makkelijk facturen maken 

Met een factuurprogramma kun jij als ondernemer snel en makkelijk facturen maken. Deze facturen kun je naar je klanten versturen. Maar met een goed factuurprogramma kun je veel meer dan alleen facturen maken. Laten we eens gaan kijken welke functies een factuurprogramma kan hebben. Zo krijg je een beter beeld over de mogelijkheden van een factuurprogramma.

  • Factuur opzetten volgens template – Je wilt het liefst niet continu de opmaak van je facturen opnieuw hoeven in te stellen. Een goed factuurprogramma kan dit automatisch doen. Je hoeft slechts één keer een template op te zetten volgens de huisstijl van jouw bedrijf. Vervolgens worden alle facturen volgens het template opgebouwd.
  • Herhalende facturen – Wanneer je abonnementen verkoopt zul je iedere maand, week of jaar eenzelfde factuur moeten sturen. Een goed factuurprogramma kan automatisch herhalende facturen versturen naar de juiste personen, waardoor je veel minder tijd kwijt bent aan het opzetten en versturen van deze facturen.
  • Klanten toevoegen uit het KvK-register – Binnen een factuurprogramma kun je vaak ook klanten toevoegen. In het meest ideale geval hoef je alleen de bedrijfsnaam in te voeren, en haalt de factuurprogramma de gegevens direct uit het KvK-register op.
  • Bankrekening koppelen –  Je kunt bij sommige factuurprogramma’s een bankrekening koppelen, waarna het programma alle binnenkomende en uitgaande betalingen kan volgen.
  • Betalingen controleren – Betaald een klant niet binnen de betalingsperiode? Dan kan een factuurprogramma in het meest ideale geval automatisch een herinnering naar desbetreffende klant sturen. Jij hoeft hier zelf dus niet meer achteraan te gaan.

Factuurprogramma’s voor ZZP’ers en MKB-ondernemers 

Ben je op zoek naar factuurprogramma voor ZZP’ers en MKB-ondernemers? Dan wil je natuurlijk het liefst dat de software zo veel mogelijk functies heeft die jou werk uit handen nemen. Naast bovenstaande functies zijn er natuurlijk nog veel meer zaken waar je rekening mee kunt houden. Wanneer je een ZZP’er of MKB-ondernemer bent kun je jezelf de volgende vragen stellen bij het kiezen van een geschikt factuurprogramma:

  • Kan ik alle uren registreren binnen de software?
  • Kan ik reiskosten invoeren?
  • Is het mogelijk om binnenkomende facturen in te voeren?
  • Kan ik financiële rapporten inzien?
  • Kan ik ook offertes opstellen en versturen?
  • Kan ik zelf het BTW-tarief wijzigen?
  • Is het mogelijk om via het factuurprogramma BTW-aangifte te doen?

Misschien hebben deze vragen je geïnspireerd. Het is belangrijk om goed te kijken naar wat er allemaal mogelijk is met een factuurprogramma. Des te meer functies een programma heeft, des te minder tijd jij kwijt bent aan jouw administratie. Maar hier zit natuurlijk ook een valkuil. Een factuurprogramma met te veel functies kan onoverzichtelijk zijn. Dit kan problemen opleveren. Je moet namelijk makkelijk, efficiënt en snel door een factuurprogramma kunnen navigeren.

Online of lokaal factuurprogramma? 

We raden je aan om van een online factuurprogramma gebruik te maken. Bij een online factuurprogramma wordt data op de cloud opgeslagen. Je kunt dan toegang tot de gegevens krijgen door in te loggen op de website van het factuurprogramma of door gebruik te maken van de applicatie voor smartphones en tablets. Het nadeel van een lokaal factuurprogramma is dat alles op slechts één locatie wordt opgeslagen. En gaat er iets mis bij deze locatie? Dan is de kans groot dat je alle data kwijt raakt. Wanneer je alles op de cloud bewaart, kun je daarentegen altijd en overal bij de gegevens binnen jouw factuurprogramma komen. Dat is nog eens handig! Let wel goed op de beveiliging van jouw online factuurprogramma. Kies een sterk wachtwoord en schakel altijd tweefactorauthenticatie (2FA) in. Je wilt natuurlijk niet dat de gegevens van jouw bedrijf en klanten op straat eindigen. Dat is niet alleen vervelend voor jou en je klanten, maar kan je ook nog eens een grote boete opleveren. Jij bent altijd, ook wanneer je van een online factuurprogramma gebruik maakt, verantwoordelijk voor de beveiliging van de gegevens van klanten.

Wat is het beste factuurprogramma? 

Je weet nu dus waar een goed factuurprogramma aan moet voldoen. Een factuurprogramma is niet alleen voor het maken van facturen. In het meest ideale geval kun je al jouw financiële administratie bij dit factuurprogramma onderbrengen. Je bent dan veel minder tijd en moeite kwijt aan jouw administratie. En die tijd kun je steken in jouw klanten, waardoor je meer geld zult verdienen. Daarom is het verstandig om voor een betaald factuurprogramma te kiezen. Op de lange termijn zal deze investering altijd lonen. Natuurlijk hebben we onderzoek gedaan naar de beste factuurprogramma’s voor freelancers, ZZP’ers en MKB-ondernemers. Vervolgens hebben we een mooi overzicht gemaakt van de belangrijkste en beste factuurprogramma’s en boekhoudprogramma’s voor ondernemers. Dit is de lijst:

  1. e-Boekhouden.nl
  2. Silvasoft
  3. Myfinance
  4. DigiBTW
  5. Rompslomp
  6. AFAS
  7. Gravita
  8. Informer
  9. InvoiceHippo
  10. Exact