Facturatie 

Ben je ondernemer? Dan is facturatie misschien wel een van de leukste taken van jouw werk, want wanneer je een factuur maakt kun je geld verdienen. Je stelt een factuur op nadat je de afgesproken diensten of producten hebt geleverd. Ondanks dat het leuk is, wil je hier natuurlijk niet te veel tijd aan kwijt zijn. Als ondernemer wil je immers jouw klanten helpen. Daarom kun je het beste op zoek gaan naar een facturatieprogramma dat jou helpt bij het opstellen van facturen en onderhouden van je administratie.

Waarom is facturatie belangrijk? 

Facturatie is belangrijk omdat je op deze manier geld kunt verdienen met jouw bedrijf. Zonder facturatie ontvangen jouw klanten geen betalingsoverzicht. Wanneer je een factuur maakt, vermeld jij hier de diensten en/of producten op die je hebt geleverd, inclusief de prijs. Ook wordt de hoogte van de BTW op de factuur vermeld. Zo kan, indien het een zakelijke klant betreft, het bedrijf de BTW van zijn omzetbelasting aftrekken.

Veel ondernemers, en dan hebben we het over ZZP’ers, MKB-ondernemers, freelancers of eigenaren van een BV of NV, kiezen ervoor om hun facturatie online uit te voeren. Maar dat is niet de enige manier waarop jij facturen kunt maken. Er zijn namelijk ook een groot aantal facturatieprogramma’s die jij op jouw computer of server kunt installeren. Maar daar kleven helaas wel een aantal nadelen aan.

Kun je beter lokaal of online factureren? 

Wij denken dat het beter is om voor online facturatie te kiezen. Dat heeft namelijk een aantal belangrijke voordelen die de nadelen van lokale facturatie tegenwerken.

Wanneer jij voor een online facturatieprogramma kiest, wordt alle data op de cloud opgeslagen. Deze data kun je altijd en overal via het internet bereiken. Daarvoor hoef je alleen maar in te loggen via een website. Wanneer je dat eenmaal hebt gedaan kun je direct facturen en offertes maken, alsook klanten automatische e-mails sturen. We gaan hieronder nog dieper in op de functies van facturatiesoftware.

Een online factuurprogramma is vaak ook via een mobiele applicatie bereikbaar. Wanneer je een smartphone of tablet hebt kun je de applicatie in de daarvoor ingerichte appstore downloaden. Ontzettend handig, want zo kun je ook op jouw smartphone een factuur maken en versturen naar een klant. Waar je ook bent!

Waar kun je facturatiesoftware voor gebruiken? 

Een programma voor facturatie kun je vaak voor veel meer zaken dan alleen het maken van facturen gebruiken. Laten we daarom eens kijken naar de functies van de beste facturatieprogramma’s. Wanneer je zelf op zoek gaat naar een programma voor facturatie, raden we je zeker aan om eens te kijken of de software onderstaande functies heeft.

  • Opstellen van facturen – Natuurlijk, facturatie software gebruik je voor het opstellen van facturen. Dat kun je doen met templates. Dit zijn documenten die al de stijl van jouw bedrijf gebruiken. Zo kun jij snel een factuur opstellen.
  • Binnenkomende facturen verwerken – Je krijgt zelf ook facturen, en die wil je graag verwerken. Dat kun je doen binnen jouw facturatieprogramma. Zo krijg je een mooi overzicht in wat er binnenkomt en wat er uit gaat.
  • Betalingen controleren – Vind je het vervelend om dagelijks te moeten controleren of iemand zijn factuur heeft betaald? Gelukkig kan facturatiesoftware tegenwoordig zelf controleren of iemand zijn betaling heeft gedaan. En is een klant te laat met betalen? Dan kan het facturatieprogramma zelf een herinnering naar de klant sturen.
  • Uren registreren – Zo kun je binnen het programma ook bijhouden hoeveel uur jij aan een opdracht hebt besteedt. Is de maand voorbij? Dan kun je automatisch op basis van het aantal uren een factuur opstellen.
  • Klantgegevens bijhouden – De beste facturatie software zorgt ervoor dat jij alle gegevens van jouw klanten kunt opslaan. Veelal kan de software dit soort gegevens automatisch uit het KvK-register halen, zodat je zelf niet alles hoeft in te voeren.

De facturatie uitbesteden of zelf doen?

Veel ondernemers weten niet zeker of ze facturatie zelf willen doen, of de facturatie toch liever uitbesteden. Voor beide opties valt wat te zeggen. Wanneer je geen tijd kwijt wilt zijn aan de facturatie, kun je dit geheel uitbesteden aan een boekhoudkantoor. Maar dat kan natuurlijk wel in de kosten lopen.

Het kan daarom voordeliger zijn om van een facturatiesysteem gebruik te maken. Deze systemen nemen veel taken uit handen, die je anders door een boekhouder of accountant had laten uitvoeren. Daarom zou een facturatieprogramma een prima vervanger voor een boekhouder kunnen zijn.

Maar nog vaker zien we ondernemers een combinatie gebruiken. De ondernemer zorgt ervoor dat alle inkomende facturen in het facturatiesysteem worden toegevoegd en maakt zelf alle facturen op. Vervolgens zorgt een boekhouder voor het doen van de belastingaangifte, controle of alles goed staat en het inspecteren van financiële analytische gegevens. Hier is een boekhouder of accountant immers voor opgeleid.

Binnen een facturatiesysteem kun je verschillende accounts aanmaken en deze allemaal een andere rol toewijzen. Dit maakt de software zonder twijfel geschikt voor ondernemers die ook een accountant of boekhouder hebben die toegang tot de software zou moeten krijgen.

Wat is de beste facturatiesoftware? 

Wil jij beginnen met het gebruik van een facturatiesysteem, dan is de keuze enorm. Er zijn namelijk veel verschillende facturatieprogramma’s die jou helpen bij het maken van facturen, maar ook bij het doen van jouw bedrijfsadministratie. Wij hebben onderzoek gedaan naar alle facturatieprogramma’s en zijn tot de conclusie gekomen dat de volgende programma’s het beste werken voor ondernemers:

  1. e-Boekhouden.nl
  2. Silvasoft
  3. Myfinance
  4. DigiBTW
  5. Rompslomp
  6. AFAS
  7. Gravita
  8. Informer
  9. InvoiceHippo
  10. Exact